Das alte CRM lief aus. Heute arbeiten Vertrieb und Buchhaltung von 7 Gesellschaften in einem System, vom Angebot bis zum DATEV-Export.
Die Rauschenberger Catering & Restaurants GmbH & Co. KG aus Fellbach bei Stuttgart hat rund 500 Mitarbeitende und ist seit 40 Jahren im Geschäft: Firmen-, Sport- und Privatevents, Messecatering und eigene Restaurants in Stuttgart, München und auf Mallorca. Ruetech hat für die ganze Gruppe Microsoft Dynamics CRM durch Odoo 19 Enterprise auf Odoo.sh ersetzt. Outlook bleibt das Mailprogramm und ist an Odoo angebunden.
Odoo 19 Enterprise läuft seit Juni 2026 produktiv und ist seit Juli 2026 das tägliche Arbeitssystem von Vertrieb und Buchhaltung; der E-Mail-Abruf aus Microsoft 365 wird noch stabilisiert, und mehrere Buchhaltungsthemen der zweiten Phase sind noch offen.
Lange Verkaufszyklen, sieben Gesellschaften, und alles beginnt im Postfach
Eine Catering-Gruppe verkauft über Monate, rechnet in mehreren Gesellschaften ab, und fast jede Anfrage beginnt in einem Outlook-Postfach.
- Eine Gruppe, viele Absender: 7 Gesellschaften, 6 Vertriebsteams von Catering und Ausschreibungen bis zu Restaurant-Events und Location-Management, Standorte in Deutschland und auf Mallorca, drei Sprachen im System.
- Ein langer Weg zum Umsatz: Anfrage, Option, Kostenübersicht, Angebot, Unterschrift, Anzahlungsrechnungen, Schlussrechnung. Provisionen für Agenturen und Locations stecken im Preis. Anfragen kommen in persönliche und geteilte Microsoft-365-Postfächer, und dort wollte der Vertrieb weiterarbeiten.
- Die Uhr lief von außen: Dynamics CRM sollte abgeschaltet werden, also musste Phase 1 den bestehenden Prozess schnell und 1:1 nachbauen. Dazu kommen E-Rechnungspflicht, DATEV-Buchhaltung für mehrere Gesellschaften, 7 und 19 Prozent Umsatzsteuer in Deutschland, 10 Prozent IVA und spanische Rechnungen für Mallorca.
Die teure Lücke ist nicht das CRM, sondern die Übergabe an die Buchhaltung
Wer ein CRM ablöst, sucht meist ein neues CRM. Die teure Lücke liegt aber dort, wo aus einem verkauften Event eine Rechnung und eine Buchung wird.
Bei Rauschenberger lief genau diese Übergabe von Hand, für jedes Event und jede Gesellschaft. Dynamics CRM war ein reines Vertriebssystem, Angebote entstanden in Word oder Excel. Rechnungen bestanden aus Platzhalterzeilen für Speisen gesamt und Getränke gesamt, die Beträge wurden anderswo berechnet. Nach DATEV flossen keine Rechnungsdaten, die Buchhaltung buchte alles von Hand. Und in einer Gruppe beginnt die Übergabe schon bei der Anfrage: Welche Gesellschaft verkauft, entscheidet über Bankverbindung, Steuer, Rechtstext und Belegsprache. Wer das erst bei der Rechnung klärt, ist zu spät.
Ein neues CRM, das am Angebot endet, baut diese Lücke nur nach. Messen Sie eine CRM-Ablösung deshalb an dem, was den Vertrieb verlässt: Rechnung, Erlöskonto, Gesellschaft, DATEV-Zeile. Nicht an den Leads, die hineinkommen. Bei Rauschenberger ging es um beides: Kontinuität, wenn das alte System abgeschaltet wird, und weniger Übergaben von Hand.
Was der alte Ablauf in einer normalen Woche kostete
Jedes Event wurde mehrfach erfasst: als Angebot in Word oder Excel, im CRM als Platzhalterzeile, und am Ende von Hand in DATEV.
- Umwege für jede Auswertung: Summenzeilen verdeckten die Details. Umsatz je Geschäftsbereich ging nur über Kontenendungen, und Tagungspauschalen wurden aus einer Nebentabelle von Hand auf Speisen- und Getränkekonten verteilt. Die Buchhaltung nannte das einen Zeitfresser ohne Ende.
- Zwei Nummernkreise, von Hand konsistent gehalten: Eventrechnungen liefen über das CRM, Klein- und Monatsrechnungen über einen manuellen Kreis, und die alten Nummern mischten Buchstaben und Ziffern.
- Falsche Gesellschaft, falscher Beleg: Steht ein Angebot auf der falschen von sieben Gesellschaften, stimmen Bankverbindung, Steuer und Rechtstext nicht. Korrigiert wird hinterher.
- Wiedervorlagen im Kopf: Eine Anfrage im persönlichen Postfach sieht das Team erst, wenn sie jemand weiterleitet. Optionen, Anzahlungen und Schlussrechnung hingen über Monate am Gedächtnis.
Eine Woche, die jede Vertriebsleitung kennt: Donnerstag, 16 Uhr. Die Anfrage für ein Firmenjubiläum liegt seit Montag im persönlichen Postfach eines Kollegen, der diese Woche frei hat. Nebenan tippt die Buchhaltung die Rechnungen der letzten Events ab, sucht in einer Tabelle die Aufteilung von Speisen und Getränken und fragt sich, ob die zweite Anzahlung für das Sommerfest schon gestellt ist. Nichts davon ist ein Pipeline-Problem. Es ist ein Übergabe-Problem.
Was eine Gruppe braucht, bevor ein Produktname fällt
Die Anfrage muss die Gesellschaft festlegen, und Angebot, Rechnung und Buchung müssen an derselben Kette hängen, in beiden Ländern. Bankverbindung, Steuer, Rechtstext und Belegsprache folgen dann aus der Gesellschaft.
- Eine Kette statt Abschriften: Angebot, Auftrag, Rechnung und Buchung hängen zusammen. Was angeboten wurde, wird genau so berechnet und gebucht, je Erlöskonto und Gesellschaft.
- Fristen am Eventdatum: Wiedervorlagen zählen in Werktagen und richten sich nach dem Termin. Anzahlungen und Schlussrechnung fordert das System ein, nicht das Gedächtnis.
- Outlook bleibt, die Anfrage wird sichtbar: Die Mail bleibt im gewohnten Programm, die Anfrage hängt für das ganze Team an der Verkaufschance.
- Zwei Länder, ein System: Eigene Buchhaltung, Steuerregeln und Belegsprache je Gesellschaft, dazu ein Export an die Buchhaltung im Haus, die in DATEV bucht.
Dazu gehört, dass Vorlagen und Kontakte aus dem Altsystem mit umziehen, statt neu getippt zu werden. Das war der Maßstab, den Ruetech bei Rauschenberger an Odoo 19 Enterprise angelegt hat.
Der Geschäftsbereich auf der Anfrage steuert Gesellschaft, Team und Angebot
Der Vertrieb wählt den Geschäftsbereich einmal, und das Angebot trägt automatisch Gesellschaft, Bankverbindung und Rechtsangaben.
- Jedes Team in seiner Pipeline: Sechs Vertriebsteams arbeiten mit eigenen Stufen, von "Verfügbarkeit reservieren" bis "Unterschrift erhalten", und mit Verlustgründen aus dem Catering-Alltag. Niemand sortiert Chancen mehr in eine fremde Pipeline.
- Nachfassen plant das System: Odoo setzt die nächsten Schritte in Werktagen, vom Kundenkontakt über Angebot und Unterschrift bis zum Last Call vor dem Event. Aufgaben für Anzahlungen und Schlussrechnung gehen an das Finanzteam, für Mallorca an ein eigenes.
- Outlook bleibt das Mailprogramm: Im Kundenpostfach werden E-Mails aus geteilten und persönlichen Microsoft-365-Postfächern samt Anhängen zu Leads. Jede Person verbindet ihr Outlook selbst. Wer für eine andere Gesellschaft schreibt, sendet mit deren Signatur und Absenderadresse.
- Übernommen statt abgetippt: Mehr als 200 E-Mail-Vorlagen kamen per Skript aus Dynamics, statt neu geschrieben zu werden. Die Kontakte zogen mit ihren bisherigen Feldern um.
- Provisionen im Preis: Provisionen für Agenturen und Locations sind je Partner und Produktkategorie hinterlegt, fließen in die Angebotspreise ein und werden neu berechnet, wenn der Partner wechselt.
Aus dem Verkauf in die Bücher: Deutschland und Spanien in einem System
Angebot, Auftrag und Rechnung hängen aneinander, je Gesellschaft mit eigenem Erlöskonto, eigener Steuerlogik und Belegsprache. Deutsche und spanische Gesellschaften haben eigene Buchhaltungseinstellungen, Erlöskonten je Geschäftsbereich und Gesellschaft sowie Steuerzuordnungen für Inland, EU und Spanien.
- Belege, die zur Gesellschaft passen: Die Niederlassung auf Mallorca stellt spanischsprachige Rechnungen mit CIF aus. Aufträge folgen DIN 5008, die Projektnummer steht auf Auftrag und Rechnung, Rechnungs- und Lieferdatum kommen aus dem Eventdatum. E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD gehört zum Odoo-Standard und wurde im Projekt gezeigt.
- Von der Rechnung nach DATEV: Rechnungen entstehen aus dem Auftrag mit dem Erlöskonto des Geschäftsbereichs und gehen per DATEV-Export an die Buchhaltung im Haus.
- Export mit der Buchhaltung abgestimmt: Eine Spalte für den Buchungstyp kam hinzu, eine nicht benötigte fiel weg. DATEV-Debitorennummern vergibt Odoo automatisch.
Stand September 2026 und der nächste Schritt
Odoo ist seit Juni 2026 produktiv und seit Juli 2026 im Tagesgeschäft; der E-Mail-Abruf aus Microsoft 365 wird noch stabilisiert.
- Zeitplan: Projektstart im März 2026, Ende März Demos mit Vertrieb und Buchhaltung, produktiv seit Juni 2026. Im Juli 2026 wurden Auftrags- und Projektdaten importiert und die Outlook-Postfächer angebunden. Seitdem unterstützt Ruetech im Tagesgeschäft.
- Noch offen: Der Abruf eingehender E-Mails aus persönlichen und geteilten Postfächern und der Abgleich gesendeter E-Mails werden stabilisiert. Die Adressdaten auf den Mallorca-Belegen stehen noch aus.
- In Planung: Anzahlungsmanagement, Provisionsauswertung und Gutschriften, Aufteilung von Tagungspauschalen auf Erlöskonten, elektronische Unterschrift für Angebote, Rechnungsfreigabe und Management-Berichte.
Führen Sie Event-Vertrieb in mehreren Gesellschaften? Schreiben Sie den Weg einer Anfrage auf einer Seite auf, vom Postfach bis zur Buchung, mit jeder Stelle, an der jemand etwas abtippt. Wir legen diesen Ablauf neben den Odoo-Standard und sagen Ihnen, welche Übergaben er schließt und wo eine Gruppe wie Ihre Anpassung braucht.
