Anfragen, Leistungen und Abrechnung für mehrere Gesellschaften verbinden
Bei Rauschenberger arbeiten sieben Gesellschaften in einer Odoo-Datenbank. Aus der Anfrage ergeben sich verkaufende Gesellschaft, zuständiges Team und Angebotsvorlage. Das System plant Wiedervorlagen in Werktagen und übergibt Rechnungsdaten per DATEV-Export an die interne Buchhaltung. Zuvor nutzte die Gruppe Dynamics CRM mit mehr als 200 E-Mail-Vorlagen; Angebote entstanden in Word oder Excel und Buchungen wurden manuell erfasst. An diesem Projekt zeigen wir, wie Odoo Anfragen, Termine, Leistungen und Rechnungen miteinander verbindet.
Der Weg einer Anfrage, Station für Station
Bei einer CRM-Ablösung lohnt sich der Blick auf den gesamten Ablauf. Auch die Übergabe vom Vertrieb an Rechnungsstellung und Buchhaltung gehört zur Planung.
1. Die Anfrage kommt per E-Mail
Odoo kann E-Mails aus persönlichen und geteilten Microsoft-365-Postfächern als Leads mit Anhängen erfassen. Outlook bleibt dabei das Mailprogramm. Rauschenberger nutzt diesen Ablauf seit Juli 2026. Der Abruf eingehender E-Mails wird dort noch stabilisiert.
2. Wer verkauft eigentlich?
Die jeweilige Gesellschaft bestimmt Bankverbindung, Steuer, Rechtstext und Belegsprache. Odoo unterstützt mehrere Gesellschaften in einer Datenbank im Standard. Für Rauschenberger haben wir eingerichtet, dass der Geschäftsbereich der Anfrage automatisch Gesellschaft, Team und Belege zuordnet. Kunden und Kontakte werden dabei nur einmal gepflegt.
3. Das Angebot
In Odoo erstellen Sie Angebote aus Produkten oder Leistungen und übernehmen sie in den Auftrag. Angebotsvorlagen je Gesellschaft lassen sich konfigurieren. Für Rauschenberger haben wir zusätzlich eine Berechnung entwickelt, die Provisionen für Agenturen und Locations im Preis berücksichtigt.
4. Nachfassen und Einsatz
Wiedervorlagen werden als Aufgaben am Vorgang hinterlegt. Bei Rauschenberger richten sie sich in Werktagen nach dem Eventtermin. Technische Dienstleister können zusätzlich Außendienst, Wartung und Helpdesk als Odoo-Apps nutzen. Techniker erfassen ihre Stunden direkt am Einsatz oder Ticket.
5. Rechnung und Buchhaltung
Rechnungen entstehen aus dem Auftrag, mit Erlöskonto je Geschäftsbereich und Gesellschaft. E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD ist Standard. Den DATEV-Export bringt Odoo Enterprise mit. Für Rauschenbergers Finanzteam kam eine Spalte für den Buchungstyp hinzu, eine andere fiel weg. DATEV-Debitorennummern vergibt Odoo seitdem automatisch.
Nach Aufwand, Festpreis oder Monatspauschale abrechnen
Odoo unterstützt drei Abrechnungsarten im Standard. Für Arbeiten nach Aufwand werden erfasste Stunden abgerechnet. Festpreise lassen sich über Meilensteine oder Anzahlungen fakturieren. Wartungsverträge und Monatspauschalen erzeugen über die Abo-App wiederkehrende Rechnungen. Die Abrechnungsart wird am Produkt im Auftrag festgelegt.
Wie der Umzug aus Dynamics lief
Bei der Migration berücksichtigen wir auch Vorlagen und Kontaktdaten. Für Rauschenberger übernahmen Skripte mehr als 200 E-Mail-Vorlagen aus Dynamics sowie Kontakte mit ihren bestehenden Feldern. Auf den Projektstart im März 2026 folgte der Produktivbetrieb im Juni 2026. Anzahlungsmanagement, Provisionsauswertung und Management-Berichte sind für die zweite Phase in Planung.
Weitere Dienstleister, die mit Odoo arbeiten
Diese Projekte zeigen Helpdesk, Wartungsaufträge, Zeiterfassung und Odoo als Backend eines Portals.
LocMaint, Dortmund: Instandhaltung von Lokomotiven in Europa. Wartungs- und Instandhaltungsaufträge, CRM und Projekte laufen in Odoo.
Nexrail Lease: Schienenleasing, Muttergesellschaft von LocMaint. Kundenanfragen laufen als Tickets im Odoo-Helpdesk, mit CRM und Kommunikationshistorie.
Roessner Consulting: Rechts- und Sprachberatung. Projekte, Mandanten, Zeiterfassung und Rechnungsstellung liegen in einem System.
Projektmagazin, Taufkirchen: Odoo verwaltet als Backend Nutzer, Inhalte und Veranstaltungen hinter dem Portal.
Wo Odoo für Dienstleister aufhört
Die Lohnabrechnung macht Odoo in Deutschland in der Regel nicht. Sie läuft meist bei der Steuerberatung in DATEV, Odoo liefert die Vorlohndaten. Die Einsatzplanung plant Personen gegen Termine und Aufträge. Tarifregeln, Zuschläge und Ruhezeiten prüft sie nicht. Für einen Außendienst, der offline auf Baustellen arbeitet, testen wir vorher mit Ihren Geräten. Veröffentlichte Referenzen aus Handwerk oder Anlagenbau mit großem Außendienst liegen derzeit nicht vor; Referenzgespräche vermitteln wir auf Anfrage.
Ihr erster Schritt: den Ablauf hinter einer Rechnung prüfen
Bringen Sie eine geschwärzte Schlussrechnung und eine kurze Beschreibung des Ablaufs von der Anfrage bis zur Abrechnung ins Erstgespräch mit. Besonders hilfreich sind Angaben zu manuellen Datenübertragungen. Wir zeigen Ihnen, welche Schritte Odoo im Standard verbinden kann. Über das Kontaktformular erhalten Sie innerhalb eines Werktags eine Antwort. Das vollständige Beispiel finden Sie in der Fallstudie Rauschenberger.