Catering-Aufträge vom Angebot bis zur Buchhaltung begleiten
Rauschenberger Catering & Restaurants aus Fellbach bei Stuttgart betreibt mit rund 500 Mitarbeitenden Firmen-, Sport- und Privatevents, Messecatering sowie Restaurants in Stuttgart, München und auf Mallorca. Seit Juni 2026 arbeiten sieben Gesellschaften im gemeinsamen System; seit Juli nutzt es Vertrieb und Buchhaltung täglich. Zuvor liefen Vertrieb in Dynamics CRM und Buchungen getrennt, mit manueller Übertragung jedes Events nach DATEV. An diesem Beispiel erläutern wir den Umfang des Catering-ERP von Ruetech und die dafür entwickelten Anpassungen.
Ein Event, vom ersten Anruf bis zur Buchung
Im Catering müssen Angebote, Anzahlungen, Schlussrechnungen und Buchungen aufeinander abgestimmt sein. Bei Rauschenberger ist der Ablauf so eingerichtet:
- Anfrage. Die E-Mail landet in einem persönlichen oder geteilten Microsoft-365-Postfach. Das System macht daraus einen Lead, den das ganze Team sieht.
- Option. Das Vertriebsteam reserviert die Verfügbarkeit. Sechs Teams arbeiten mit eigenen Stufen, von "Verfügbarkeit reservieren" bis "Unterschrift erhalten". Verlustgründe stammen aus dem Catering-Alltag.
- Angebot. Der Geschäftsbereich auf der Anfrage legt Gesellschaft, Bankverbindung und Rechtsangaben fest. Provisionen für Agenturen und Locations stecken je Partner und Produktkategorie im Preis. Wechselt der Partner, rechnet das System neu.
- Nachfassen. Das System plant die nächsten Schritte in Werktagen, bis zum Last Call vor dem Event.
- Anzahlungen und Schlussrechnung. Aufgaben dafür gehen an das Finanzteam, für Mallorca an ein eigenes Team. Rechnungs- und Lieferdatum kommen aus dem Eventdatum, die Projektnummer steht auf Auftrag und Rechnung.
- Buchung. Die Rechnung trägt das Erlöskonto des Geschäftsbereichs und geht per DATEV-Export an die Buchhaltung im Haus.
Angebot, Auftrag, Anzahlung, Rechnung, Aufgaben und DATEV-Export gehören zum Standard. Die Zuordnung über den Geschäftsbereich und die Provisionsberechnung haben wir entwickelt. Skripte übernahmen außerdem mehr als 200 E-Mail-Vorlagen aus Dynamics.
Steuern und Belege: 7, 19 und 10 Prozent in einem System
Im Catering fallen 7 und 19 Prozent Umsatzsteuer an, auf Mallorca 10 Prozent IVA. Vorher bestanden Rauschenbergers Rechnungen aus Platzhalterzeilen wie "Speisen gesamt" und "Getränke gesamt". Die Beträge wurden anderswo berechnet.
Jede Gesellschaft führt eigene Buchhaltungseinstellungen und Steuerzuordnungen für Inland, EU und Spanien. Auf Mallorca werden spanischsprachige Rechnungen mit CIF ausgestellt. XRechnung und ZUGFeRD gehören zum Standard. Die Aufteilung von Tagungspauschalen auf Speisen- und Getränkekonten ist noch in Planung.
Ruetech Aviation Catering Solution: Catering für Airlines
Airline-Catering muss die Produktion auf enge Zeitfenster abstimmen. Dafür erweitert die Ruetech Aviation Catering Solution das Catering-ERP um folgende Funktionen:
- Produktionsaufträge, die aus den Flugplandaten entstehen
- HACCP-Prüfungen im System, mit Prüfpfad für Audits
- Chargen vom Wareneingang bis zur Beladung des Flugzeugs
- Kosten und Auslastung für die Geschäftsführung, ohne zusammengeführte Tabellen
Rezepturen, Chargen und Prüfpunkte nutzen den Odoo-Standard. Menüs nach Airline, Strecke, Klasse und Saison werden konfiguriert; der Flugplan-Import ist eine Ruetech-Entwicklung. Da wir den Kunden nicht namentlich nennen dürfen, stellen wir das Projekt als anonymisierte Fallstudie vor. Aufbau und Umfang erläutert der Ratgeber zur Ruetech Aviation Catering Solution.
Technik
Das Catering-ERP von Ruetech und die Ruetech Aviation Catering Solution sind auf Odoo gebaut, bei Rauschenberger auf Version 19 Enterprise. Ruetech ist Odoo Silver Partner.
Wo das Catering-ERP aufhört
Die Personaleinsatzplanung für Events plant Menschen gegen Termine. Tarifregeln, Zuschläge und Ruhezeiten prüft sie nicht. Lohn rechnet in Deutschland meist die Steuerberatung in DATEV ab. Kassen in den Restaurants sind nicht Teil der Fallstudie Rauschenberger. Eine Referenz für Gastronomiekassen haben wir deshalb nicht.
Ihr erster Schritt: ein Event mit Anzahlung
Für das Erstgespräch eignet sich ein Event aus dem letzten Quartal mit mindestens einer Anzahlung. Senden Sie Angebot, Rechnungen und DATEV-Buchungszeilen geschwärzt über das Kontaktformular und kennzeichnen Sie manuelle Datenübertragungen. Wir zeigen Ihnen, welche Schritte Odoo bereits abdeckt und wo Anpassungen nötig sind. Den Projektverlauf beschreibt die Fallstudie Rauschenberger.