Handarbeit seit 1797, jetzt mit einem Fundament in Odoo für Laden, Onlineshop und Bestellablauf
Prantl steht seit 1797 für feine Papeterie in München. Ruetech richtet Odoo 19 Enterprise in Phasen ein; dieser Bericht zeigt den Stand im September 2026.
Handarbeit gehört ins Produkt, nicht in die Verwaltung
Ein Traditionshaus mit Laden, Onlineshop und kleinem Team hat für Verwaltung keine Reserven, und die Pflichten wachsen.
Das Haus bietet feine Papeterie und Drucksachen mit kunstvollen Veredelungen, für Hochzeiten, Geburten, Trauer und Geschäftskunden. Verkauft wird im eigenen Laden, im Onlineshop und auf Zuruf von Stammkunden per Telefon oder E-Mail.
Von außen kommen eine neue Website mit 3D-Konfigurator und Newsletter-Einwilligungen, die sauber gepflegt sein müssen. Von innen gilt: Ein kleines Team braucht jede Stunde am Produkt und am Kunden, nicht am Abgleich von Tabellen.
Nicht die Schnittstelle fehlte, sondern ein System, das das Team selbst einstellt
Laden- und Shopverkäufe kamen im alten System an. Nutzen konnte das Team sie kaum, denn einstellen ließ sich das System nicht selbst. Dazu hakte die Oberfläche im Alltag.
Das Risiko für ein Traditionshaus ist also nicht die fehlende Schnittstelle. Es ist ein System, das niemand im Haus selbst einstellen kann. Jede Regel, die das Team nicht selbst setzen kann, wird zu Handarbeit:
- Zahlungen: Überweisungen ohne Bestellnummer werden von Hand zugeordnet. Sammelzahlungen des Zahlungsdienstes lassen sich gar nicht einzelnen Bestellungen zuordnen.
- Buchhaltung: Buchungen werden monatlich exportiert, Quartalsdateien für die Steuerberatung gebaut, Kontoauszüge von Hand hochgeladen.
- Sortiment: Der Produktstamm war veraltet. Für die neue Website baute das Team den Kategoriebaum neu, außerhalb des Systems.
- Stammkunden: Bestellungen per Telefon oder E-Mail werden abgetippt. Ob nachgefasst wird, hängt am Gedächtnis.
- Newsletter: Er ging halb von Hand an einen großen Verteiler, und die neue Website bringt mehr Anmeldungen. Wer sich abmeldet, darf nie wieder Post bekommen. Das muss das System sicherstellen, nicht das Gedächtnis.
- Konfigurator: Er erzeugt individuelle Produkte mit variablem Preis. Nichts verband die fertige Konfiguration mit Auftrag, Rechnung und Druckauftrag. Jede Übertragung von Hand ist eine Chance, die falsche Fassung zu drucken.
Donnerstagnachmittag. Im Laden holt eine Kundin ihre Hochzeitseinladungen ab, am Telefon fragt ein Stammkunde nach einem Angebot. Im Büro liegt eine Überweisung ohne Bestellnummer neben einer Sammelzahlung des Zahlungsdienstes, und die Quartalsdateien für die Steuerberatung sind noch nicht fertig. Ein Auftrag aus dem neuen Konfigurator wartet darauf, dass jemand ihn von Hand in Rechnung und Druckauftrag überträgt.
Was ein Haus wie Prantl braucht, bevor ein Produktname fällt
Ein Sortiment für Kasse und Shop, eine Kundendatei, ein aufgeschriebener Bestellablauf und Regeln, die das Team ohne Entwickler ändert.
- Ein Sortiment: Kategorien und Fotos bedienen Ladenkasse und Onlineshop zugleich. Wird ein Produkt im Shop zurückgezogen, verschwindet es auch an der Kasse.
- Geprüfte Bestellungen: Shopbestellungen laufen von selbst ein, aber als Entwurf. Ein Mensch prüft, bevor bestätigt wird. Der laufende Shop bleibt vor Eingriffen aus dem ERP geschützt.
- Ein Ablauf in eigenen Worten: Das Haus schreibt auf, wie eine Bestellung laufen soll, und das System führt es aus: Bestellung, Bestätigung, Druckauftrag, Versand mit Sendungsnummer, Nachfassen.
- Regeln statt Tabellen: Zahlungen werden nach Regeln zugeordnet. Die Unterlagen für die Steuerberatung kommen aus dem System.
- Schulung im System: Das Wissen liegt im System und nicht im Kopf einer einzelnen Kollegin.
Für die Geschäftsführung zählt dabei: ein klar abgegrenzter Umfang, kein Risiko für den laufenden Shop und so viel Standard wie möglich. Denn Standard kann das Team selbst bedienen und ändern. Deshalb Odoo, in Phasen. Im April 2026 gingen Prantl und Ruetech die Anforderungen gemeinsam an echten Daten durch: Kundendatei, Verkäufe, Kategorien und die Pläne für die Website. Ruetech schlug vor, die Datenübernahme zuerst mit einer kleinen Auswahl an Kundendaten zu testen.
Was heute steht: Shopanbindung, Ladenkasse und die eigene Domain
Bestellungen, Kunden und Sortiment kommen von selbst aus dem Shop in Odoo an, ohne Dubletten. Der laufende Shop bleibt unberührt.
- Erst prüfen, dann bestätigen: Die Anbindung liest nur. Neue Bestellungen kommen als Entwurf an, damit jemand sie vor der Bestätigung prüft. Ein erneuter Abgleich legt keine Kunden, Produkte oder Bestellungen doppelt an.
- Kasse mit dem echten Sortiment: Dieselben Kategorien, die Fotos der Website, Bar- und Kartenzahlung. Produkte, die im Shop zurückgezogen werden, verschwinden automatisch von der Kasse. Kasse öffnen und schließen bleibt Sache des Ladenteams.
- Für Deutschland eingerichtet: Lokalisierung, Euro und die Mehrwertsteuersätze aus dem Shop, sodass die Summen auf den Cent stimmen.
- Eigene Adresse: Produktiv- und Testsystem laufen unter Prantls eigener Domain.
Der Bestellablauf kommt vom Kunden: 13 von 18 Anforderungen im Standard
Prantl hat seinen gewünschten Ablauf selbst aufgeschrieben. 13 von 18 Anforderungen erfüllt der Odoo-Standard, ohne eigenen Code.
Prantls Projektleitung beschrieb, wie eine Bestellung laufen soll: Bestellung, Auftragsbestätigung und Druckauftrag an den Druckpartner mit der Adresse des Endkunden, Versand mit Sendungsnummer, Nachfassen beim Kunden. Der eigene Ablauf ist damit weniger speziell, als er sich anfühlt. Eigener Code kommt nur dort hinzu, wo der Standard nicht reicht.
Ruetech hat den ganzen Ablauf auf einer Seite zusammengefasst: vier Phasen, sechs E-Mails. So sieht die Geschäftsführung auf einen Blick, was der Kunde wann erhält.
In einer klar gekennzeichneten Demo läuft der Ablauf von Anfang bis Ende, mit deutschen E-Mail-Texten. Auf echten Bestellungen läuft er noch nicht. Offene Punkte wie die Übergabe der Druckdaten aus dem Konfigurator klärt Ruetech gemeinsam mit Prantl.
Das Team lernt im System, und der Start im Laden steht bevor
Anleitungen in Odoo und 11 kurze Videolektionen in 5 Kapiteln: Neue im Team lernen Kasse, Lager und Rechnungen ohne fremde Hilfe.
Die Kapitel decken Ladenkasse, Lager, Produkte, Benutzer und Rechnungen ab. Die Lektionen bleiben für alle künftigen Mitarbeitenden verfügbar. Die Live-Schulung des Ladenteams folgt.
Projektstand September 2026: Shopanbindung und Ladenkasse sind auf Prantls eigener Domain eingerichtet. Der Start im Laden und der Echtbetrieb des Bestellablaufs stehen noch bevor.
Als Nächstes stehen an:
- Übernahme der Altdaten und Einrichtung des CRM
- Bankabgleich einschließlich der Sammelzahlungen des Zahlungsdienstes und Unterlagen für die Steuerberatung direkt aus dem System
- das von der Geschäftsführung gewünschte Dashboard mit Periodenvergleich: letzte Woche, letzte drei Monate und laufendes Jahr, jeweils gegen das Vorjahr
- Live-Schulung im Laden und ein echter Test der Druckdaten-Übergabe aus dem Konfigurator
Führen Sie Laden und Onlineshop mit einem kleinen Team? Schreiben Sie Ihren Bestellablauf auf einer Seite auf, von der Bestellung bis zum Nachfassen, so wie er heute läuft. Wir legen ihn neben den Odoo-Standard und sagen Ihnen konkret, welche Schritte ohne eigenen Code laufen und wo in Ihrem Haus heute Handarbeit steckt.
