Schnellfazit: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Wer dafür sein Altsystem ohnehin anfassen muss, sollte den Umstieg auf Odoo prüfen: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol sind im Standard, der DATEV-Export bleibt, und Stammdaten, offene Posten und Nummernkreise wandern zum Stichtag in einem Festpreisprojekt mit.
Warum der Umstieg jetzt ansteht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen oder bilateral vereinbart sein, sofern eine richtige und vollständige Extraktion möglich ist (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG). Ein PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7).
Die Fristen aus § 27 Abs. 38 UStG:
| Datum | Regel |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer; ein E-Mail-Postfach genügt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40) |
| bis 31.12.2026 | Übergang: Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein anderes elektronisches Format bleiben zulässig (Nr. 1) |
| 01.01.2027 | Ausstellungspflicht bei einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr |
| bis 31.12.2027 | Übergang für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz (Nr. 2) und für EDI-Verfahren (Nr. 3) |
| 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle |
Die Sanktion, die im Alltag wirkt, ist nicht das Bußgeld von bis zu 5.000 € nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Es ist Ihr Kunde: Eine sonstige Rechnung, die eine E-Rechnung hätte sein müssen, berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 56). Einkaufsabteilungen werden solche Rechnungen zurückweisen, weil sie ihr eigenes Risiko begrenzen.
Bei vier verbreiteten Systemen fällt die E-Rechnungspflicht mit einem zweiten Termin zusammen:
| System | Termin laut Hersteller | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Microsoft Dynamics NAV 2017 / 2018 | Erweiterter Support endet am 12. Januar 2027 bzw. 12. Januar 2028 | Der offizielle Weg heißt Business Central; jede Investition in NAV ist eine Investition in ein System ohne Herstellersupport. |
| Sage 100 Desktop | seit dem 1. Januar 2025 ohne Updates | Neue Formatversionen erreichen die Desktop-Installation nicht mehr über den Hersteller. |
| SAP Business ByDesign | seit dem 20. April 2026 nicht mehr für Neukunden | Bestandskunden erhalten Wartung, aber keine strategische Weiterentwicklung; SAP empfiehlt S/4HANA Cloud. |
| Lexware | kein Stichtag | Die Frage ist nicht der Support, sondern ob das Unternehmen der Architektur für Kleinstunternehmen entwachsen ist. |
Steht ein Systemwechsel in den nächsten ein bis zwei Jahren bereits an, sollte die E-Rechnungsplanung ihn berücksichtigen. So können Sie abwägen, welche Anpassungen im Altsystem noch sinnvoll sind und ob sich die geplante Migration vorziehen lässt.
Was Odoo für die E-Rechnung mitbringt
Odoo stellt E-Rechnungsfunktionen über das allgemeine EDI-Modul bereit. In den Dokumentationsseiten zur deutschen Lokalisierung der Versionen 19.0 und 20.0 fehlt ein eigener Abschnitt dazu; auch die Länderübersicht zur E-Rechnung nennt Deutschland nicht. Die folgenden Funktionen wurden anhand der verfügbaren Dokumentation und des Quellcodes geprüft:
| Anforderung | In Odoo | Grundlage |
|---|---|---|
| XRechnung (UBL) | Community-Modul account_edi_ubl_cii mit XRechnung-Builder in den Versionen 17 bis 20; die XRechnung-3.0-Kennung ist für 18, 19 und 20 verifiziert | Quellcode odoo/odoo |
| ZUGFeRD / Factur-X | Jedes von Odoo erzeugte Rechnungs-PDF enthält eine Factur-X-XML; Odoo erzeugt das Profil EXTENDED, einen Profilwahlschalter gibt es nicht | Quellcode, Odoo-Dokumentation 17.0 |
| Format je Kunde | Das Rechnungsformat wird am Kunden im Reiter Buchhaltung gesetzt | Odoo-Dokumentation 17.0 |
| Peppol | Odoo tritt als Access Point und SMP auf; Registrierung kostenlos, auch in der Community-Edition; Sendeformate BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS, NLCIUS | Odoo-Dokumentation 19.0 |
| Empfang | E-Mail-Alias wandelt PDF und XML in Rechnungsentwürfe; XML-Dateien benötigen keine OCR-Credits; Peppol-Eingang mehrmals täglich als Entwurf im Einkaufsjournal | Odoo-Dokumentation 19.0 |
| DATEV | l10n_de (Community) mit GoBD-Protokoll; l10n_de_reports (Enterprise) mit den Exporten „DATEV DATA (ZIP)“ und „DATEV ATCH (ZIP)“ | Odoo-Dokumentation 19.0 |
| Leitweg-ID (B2G) | Odoo 20 übernimmt die Leitweg-ID aus dem Kontakt in das Feld BT-10; in den Versionen 17 bis 19 steht dort ohne Angabe „N/A“ | Quellcode odoo/odoo |
Berücksichtigen Sie im Pflichtenheft auch die Grenzen: Odoo erzeugt keinen KoSIT-Validierungsbericht und gibt Factur-X ausschließlich im Profil EXTENDED aus. Bei Self-Billing-Gutschriften für Lieferantenrechnungen fehlt Factur-X laut einem Anwenderbericht zu Odoo Online 19.2. Die Entscheidungshilfe XRechnung oder ZUGFeRD erläutert die Formatwahl; Peppol in Odoo registrieren beschreibt die Netzwerkanbindung.
Von Lexware auf Odoo
Was sich für Ihre Rechnungen ändert. Lexware Office, Plus und Premium sind auf Kleinstunternehmen mit klassischer Buchhaltung und überschaubarer Auftragsabwicklung ausgelegt. Viele Lexware-Anwender liegen unter 800.000 € Umsatz und fallen erst 2028 unter die Ausstellungspflicht – empfangen können müssen sie seit 2025. Ob und in welchem Umfang Ihre Lexware-Version E-Rechnungen ausstellt, empfängt und archiviert, klären Sie mit dem Hersteller.
Was Odoo stattdessen tut. Das Rechnungsformat wird je Kunde gesetzt: XRechnung für Geschäftskunden und Behörden, das Factur-X-PDF für alle anderen. Eingangsrechnungen kommen per E-Mail-Alias oder Peppol als Entwurf an. Dazu erhalten Sie, was Lexware nicht abbildet: Lager mit mehreren Standorten, Fertigung, CRM, Webshop und die Mehrgesellschaftsfähigkeit.
Der Migrationsweg. Die Datenexporte aus Lexware bilden die Grundlage für diese Schritte:
- Stammdaten – Kunden, Lieferanten, Artikel, Konten, Preise – per CSV-Export; dabei ergänzen wir je Kunde das E-Rechnungsformat und die Rechnungs-E-Mail-Adresse.
- Offene Posten und Bestände als Eröffnungsbilanz zum Stichtag; ältere Belege bleiben im Altsystem.
- Nummernkreise: Ob der bestehende Kreis fortgeführt oder zum Stichtag ein neuer, klar abgegrenzter Kreis begonnen wird, stimmen wir mit Ihrer Steuerberatung ab.
- DATEV-Kontinuität: Ihre Steuerberatung erhält Buchungssätze und Belege weiterhin im DATEV-Format, aus Odoo Enterprise über
l10n_de_reports. - Lohn: Wer intern mit Lexware Lohnautopilot abrechnet, führt dieses Modul parallel weiter; alle anderen Bereiche wechseln.
Typische Projektdauer: 8 bis 14 Wochen. Den vollständigen Vergleich finden Sie unter Odoo vs Lexware.
Von Sage 100 auf Odoo
Was sich für Ihre Rechnungen ändert. Sage 100 wird klassisch on-premises mit einem Microsoft SQL Server betrieben; die Desktop-Variante ist laut Hersteller seit dem 1. Januar 2025 ohne Updates. Für die E-Rechnung heißt das: Formatpflege, neue XRechnung-Versionen und Prüfregeln erreichen die Installation nicht mehr über den regulären Updateweg. Welche E-Rechnungsfunktionen Ihre Sage-100-Installation und deren Erweiterungen heute bieten, klären Sie mit Ihrem Sage-Partner.
Was Odoo stattdessen tut. XRechnung und Factur-X kommen aus dem Community-Modul, das mit jeder Odoo-Version weitergepflegt wird; Peppol ist ohne dritten Dienstleister angebunden. Die Buchhaltung bleibt auf SKR03 oder SKR04, der DATEV-Export bleibt.
Der Migrationsweg. Sage 100 hat eine zugängliche SQL-Datenbank; das erleichtert die Extraktion:
- Stammdaten und Bewegungsdaten – Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Konten, Belege, Salden – per SQL aus der Sage-Datenbank.
- Mapping in das Odoo-Datenmodell: Konten lassen sich in der Regel 1:1 übernehmen, Stammdaten nahezu; je Kunde ergänzen wir Format und Peppol-Kennung.
- Offene Posten zum Stichtag; Belege älter als drei Jahre als historische Daten.
- Nummernkreise und Journale je Gesellschaft; bei mehreren Buchungskreisen getrennte Kreise, damit DATEV keine Doppelnummern ablehnt.
- DATEV: Ihre Steuerberatung erhält dieselben Dateiformate wie zuvor aus Sage.
Typische Projektdauer: 12 bis 20 Wochen. Der Vergleich beider Systeme steht unter Odoo vs Sage 100.
Von Dynamics NAV / Navision auf Odoo
Was sich für Ihre Rechnungen ändert. Für Dynamics NAV 2017 und 2018 endet der erweiterte Support laut Microsoft am 12. Januar 2027 beziehungsweise am 12. Januar 2028 – der zweite Termin fällt fast auf den Tag mit der Ausstellungspflicht für alle Unternehmen zusammen. Microsofts Weg heißt Business Central; die DATEV-Anbindung erfolgt dort über kostenpflichtige Erweiterungen wie Continia oder spezialisierte Partner. Welche E-Rechnungsfunktionen Ihre NAV-Installation mit ihren Add-ons heute bietet, klären Sie mit Ihrem Partner.
Was Odoo stattdessen tut. XRechnung, Factur-X und Peppol gehören zum Standard. Odoo Enterprise enthält den DATEV-Export ohne zusätzliche Lizenz. Unternehmensgruppen können mehrere Gesellschaften und die Konsolidierung in einer Datenbank führen.
Der Migrationsweg. Vorhandene C/AL- oder AL-Anpassungen in NAV beeinflussen den Aufwand und werden deshalb gesondert geprüft:
- Extraktion der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem SQL-Backend oder per Web-API.
- Bestandsaufnahme der Anpassungen: Jede Erweiterung wird dokumentiert, bewertet und als Standard, Konfiguration oder Entwicklung in Odoo eingeordnet.
- Offene Posten und Bestände zum Stichtag; Nummernkreise je Gesellschaft.
- DATEV-Kontinuität über
l10n_de_reports; Testexport mit Ihrer Steuerberatung vor dem Go-Live. - Testlauf in einer Sandbox mit Plausibilitätsprüfung der Salden.
Typische Projektdauer: 16 bis 28 Wochen. Vergleich und Entscheidungshilfe: Odoo vs Dynamics 365 Business Central und Odoo vs Dynamics 365.
Von SAP Business One auf Odoo
Was sich für Ihre Rechnungen ändert. SAP Business One wird ausschließlich über zertifizierte Partner vertrieben und um Add-ons ergänzt; die aktuelle Version 10 läuft auf Microsoft SQL Server oder SAP HANA. Für die Schwesterlösung Business ByDesign gilt laut Hersteller seit dem 20. April 2026 ein Vertriebsstopp für Neukunden – wer darauf läuft, findet den Weg unter SAP Business ByDesign zu Odoo. Welche E-Rechnungsfunktionen Ihre B1-Installation und ihre Add-ons abdecken, klären Sie mit Ihrem SAP-Partner.
Was Odoo stattdessen tut. Odoo bringt die E-Rechnung im Standard mit. Enterprise enthält den DATEV-Export; für Peppol ist kein weiterer Anbieter nötig. Webshop, CRM und Marketing verwenden dieselbe Datenbasis.
Der Migrationsweg. B1 hat eine offen dokumentierte Datenbankstruktur:
- Extraktion der Stamm- und Bewegungsdaten direkt aus dem SQL-Server oder über die DI-API.
- Mapping mit Anpassung der Kontenrahmen und Steuercodes; Format und Kennung je Kunde.
- Bewertung der Add-ons: Was in B1 über Erweiterungen lief, ist in Odoo häufig Standard; Branchenspezifisches wird neu umgesetzt oder aus dem Apps Store abgedeckt.
- Offene Posten zum Stichtag; Nummernkreise; DATEV-Testexport.
- Vollständige Testmigration in eine Sandbox, Plausibilitätsprüfung der Salden.
Typische Projektdauer: 14 bis 24 Wochen. Vergleich: Odoo vs SAP Business One sowie unser Blogbeitrag Odoo vs. SAP Business One für den Mittelstand.
Was bei jedem Umstieg gleich bleibt
Unabhängig vom Altsystem gibt es fünf Punkte, die wir in jedem E-Rechnungs-Umstieg regeln:
- Kundenstammdaten. Für jeden Kunden wird festgelegt, welches Format er erhält, ob er über Peppol erreichbar ist und – bei Behörden – welche Leitweg-ID in das Feld BT-10 gehört. Die Migration ist der richtige Moment, USt-IdNr und Rechnungs-E-Mail-Adressen zu bereinigen.
- Dauerrechnungen und Verträge. Verträge können als Rechnung angesehen werden; für ein Dauerschuldverhältnis genügt eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum mit dem Vertrag als Anhang. Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 44–46). Prüfen Sie Ihre Dauerrechnungen vor dem Stichtag.
- Berichtigungen. Eine sonstige Rechnung, die eine E-Rechnung hätte sein müssen, lässt sich durch eine E-Rechnung mit spezifischer und eindeutiger Bezugnahme rückwirkend berichtigen (Rn. 57). Skontoabzüge erfordern keine Berichtigung; Änderungen des Leistungsumfangs schon, wahlweise als Gutschrift mit Bezug auf die Ursprungsrechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a, 51b). Berichtigungen zu Altrechnungen stellen Sie nach dem Stichtag aus Odoo aus.
- Aufbewahrung. E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, zumindest ihr strukturierter Teil so, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (Rn. 60). Das Altsystem bleibt für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar; ob ein Archivexport genügt, stimmen wir mit Ihrer Steuerberatung ab.
- DATEV. Ihre Steuerberatung erhält die Daten künftig aus Odoo im bisherigen DATEV-Format. Vor dem Go-Live prüfen wir die Übergabe mit einem Testexport.
Der Ablauf zum Festpreis
| Phase | Inhalt | Ergebnis für Sie |
|---|---|---|
| 1. Voranalyse | Altsystem, Belegvolumen, Kundenstruktur (B2B, B2G, Ausland), Schnittstellen, Anpassungen | Umfang und Preis. Für Projekte mit klar abgegrenztem Umfang erhalten Sie das verbindliche Festpreisangebot innerhalb von fünf Werktagen nach dem Erstgespräch; bei Unternehmensgruppen folgt es auf die Voranalyse. |
| 2. Pflichtenheft | Jede Anforderung als Standard, Konfiguration oder Entwicklung; Formate je Kundengruppe; Journale, Nummernkreise, DATEV-Übergabe | Ein Dokument, gegen das abgenommen wird. Haben Sie bereits ein Lastenheft? Schicken Sie es uns. |
| 3. Migration | Stammdaten, offene Posten, Bestände; Testmigration in eine Sandbox | Vollständigkeit und Salden geprüft, bevor jemand produktiv arbeitet |
| 4. Testlauf mit Validierungsbericht | Testrechnungen je Format und Kanal; Prüfung mit dem KoSIT-Validator; Testempfang per E-Mail und Peppol; DATEV-Testexport an Ihre Steuerberatung | Ein Validierungsbericht je Format, den Sie aufbewahren (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a) |
| 5. Go-Live | Stichtag zum Quartals- oder Geschäftsjahresende; Umstellung mit Bereitschaftsdienst | Ein Schnitt, keine Doppelpflege |
| 6. Nachbetreuung | 60 Tage mit kurzen Reaktionszeiten und wöchentlichen Reviews | Danach Übergang in den regulären Support |
Das Pflichtenheft legt den Umfang fest, auf den sich der verbindliche Preis bezieht. Mehraufwand innerhalb dieses Umfangs tragen wir. Die unter odoo.com/pricing veröffentlichten Lizenzkosten weisen wir separat für fünf Jahre aus. Unsere Pakete finden Sie auf der Preisseite.
Nächster Schritt
Wir verwenden E-Rechnungen für die eigene Rechnungsstellung und haben Kunden in Deutschland und im Ausland bei der Einführung mit Odoo begleitet.
- Sie möchten wissen, ob Ihr Altsystem die Frist hält: Readiness-Check ausfüllen – zwölf Fragen, Ergebnis sofort auf der Seite.
- Sie möchten den Umstieg konkret planen: E-Rechnung-Beratung anfragen. Den Leistungsumfang beschreibt die Seite E-Rechnung mit Odoo.
- Sie möchten Odoo vorher sehen: Odoo-Testdatenbank anlegen.
Den Gesamtüberblick über Fristen, Formate und Odoo-Versionen finden Sie im Leitfaden E-Rechnung mit Odoo und auf der Themenseite E-Rechnung.