Schnellfazit: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür, ersetzt aber keinen geordneten Prozess. In Odoo führen drei Kanäle in dasselbe Einkaufsjournal: der E-Mail-Alias, der Peppol-Posteingang und die OCR für Papier und PDF. XML-Rechnungen kosten keine Credits. Entscheidend sind Prüfung des Datensatzes, Bestellabgleich, Freigabe und unversehrte Aufbewahrung über acht Jahre.
Empfangspflicht seit 2025: Was Sie können müssen
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können; dafür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40). Das gilt auch für Kleinunternehmer: Ihre eigenen Rechnungen dürfen sie als sonstige Rechnung ausstellen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22), empfangen können müssen sie laut BMF-FAQ trotzdem.
Die Anforderung ist niedrig, das Risiko nicht. Eine sonstige Rechnung – etwa ein PDF ohne eingebettete Daten (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7) – berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, wenn eine E-Rechnung verpflichtend war (Rn. 56). Vertrauensschutz besteht, wenn Sie davon ausgehen konnten, dass der Lieferant die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG nutzt (Rn. 59). Ab 2027 wird diese Annahme bei größeren Lieferanten schwer zu begründen sein. Der sichere Weg ist, strukturierte Daten einzufordern und zu verarbeiten.
Bis dahin und darüber hinaus bleibt Ihr Rechnungseingang gemischt:
| Was ankommt | Warum | Wie lange |
|---|---|---|
| E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) | Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG) | dauerhaft und zunehmend |
| PDF und Papier von inländischen Lieferanten | Übergangsregelung: bis 31.12.2026 für alle, bis 31.12.2027 bis 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 1, 2) | bis Ende 2027 |
| Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern | dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22) | dauerhaft |
| Rechnungen ausländischer Lieferanten | Die Pflicht gilt nur, wenn Leistender und Empfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG) | dauerhaft |
Laut Bitkom konnten am 3. Dezember 2024 erst 45 Prozent der deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Ein klar geregelter Rechnungseingang erleichtert die Verarbeitung, wenn mit den nächsten Fristen mehr XML-Rechnungen eintreffen.
Drei Eingangskanäle in Odoo
Aus jedem der drei Kanäle entsteht ein Lieferantenrechnungsentwurf im Einkaufsjournal. Dort beginnt der gemeinsame Ablauf für Prüfung, Bestellabgleich und Freigabe.
| Kanal | Was ankommt | Was Odoo daraus macht | Kosten |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Alias des Einkaufsjournals | XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF, einfache PDF | Entwurf einer Lieferantenrechnung; bei XML werden die Daten direkt übernommen | XML-Dateien benötigen keine OCR-Credits |
| Peppol-Posteingang | UBL-Dokumente registrierter Absender | mehrmals täglich abgerufen, automatisch als Entwurf importiert | Registrierung kostenlos; Gebühren je Dokument nennt die Dokumentation nicht |
| OCR (Digitalisierung) | Scans und PDF ohne eingebettete Daten | Texterkennung, Vorschlag für Lieferant, Positionen, Beträge; Entwurf | IAP-Dienst, ein Credit je Dokument |
E-Mail-Alias. Jedes Einkaufsjournal erhält eine eigene E-Mail-Adresse. Was dort ankommt, wandelt Odoo in einen Rechnungsentwurf um – bei XRechnung und ZUGFeRD aus den strukturierten Daten, ohne OCR (Odoo-Dokumentation 19.0). Bei ZUGFeRD ist zu beachten: Die XML-Daten sind der führende Teil der Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31), und nach einer Auswertung des Verbands elektronische Rechnung vom 20. Januar 2026 sind rund 18 Prozent der per E-Mail versandten ZUGFeRD-Rechnungen fehlerhaft, vor allem wegen nicht regelkonformer Nutzung des vorgeschriebenen PDF/A-3-Standards. Als E-Rechnung gelten ZUGFeRD-Dateien ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 25, 30); ein PDF in einem dieser beiden Profile ist eine sonstige Rechnung und wird wie eine solche behandelt. Der Alias ist der Kanal mit dem größten Volumen und dem größten Prüfbedarf.
Peppol-Posteingang. Nach der Registrierung Ihrer USt-IdNr in Odoo prüft das System mehrmals täglich auf neue Dokumente und importiert sie automatisch als Entwurf in das Einkaufsjournal (Odoo-Dokumentation 19.0). Der Kanal hat keinen Medienbruch, keine Anhänge, die jemand abspeichern muss, und einen protokollierten Absender. DATEV bewertet den E-Mail-Versand von E-Rechnungen als „anfällig“; Peppol ist die Antwort darauf. Wie die Registrierung abläuft, beschreibt der Ratgeber Peppol in Odoo registrieren.
OCR. Papierbelege und PDFs ohne eingebettete Daten werden per Texterkennung erfasst. Odoo bietet dafür einen IAP-Dienst mit einem Credit je Dokument an (Odoo-Dokumentation 19.0). Prüfen Sie die erkannten Angaben zu Lieferant, Datum, Positionen und Beträgen vor dem Buchen. Je mehr Lieferanten strukturierte Daten senden, desto weniger Rechnungen müssen diesen Weg nehmen.
Informieren Sie Ihre Lieferanten über den Rechnungs-E-Mail-Alias und Ihre Erreichbarkeit über Peppol. Bitten Sie um XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol-Versand und stimmen Sie die Umstellung mit ihnen ab.
Prüfen statt vertrauen
Auch ein vollständig ausgefüllter Entwurf muss geprüft werden. Die folgenden drei Regeln aus den BMF-Schreiben bestimmen den Prüfungsumfang:
| Regel | Was sie bedeutet | Grundlage |
|---|---|---|
| Der Datensatz ist führend | Bei hybriden Rechnungen bilden die XML-Daten den führenden Teil. Weichen sichtbares PDF und Datensatz voneinander ab, darf sich die Buchhaltung nicht allein auf den Bildteil verlassen. | BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31; IHK Lüneburg-Wolfsburg |
| Fehlerklassen | Formatfehler machen die Datei zur sonstigen Rechnung (Rn. 6a). Geschäftsregelfehler, etwa ein leeres Feld BT-10, sind Regelverstöße (Rn. 6b). Inhaltsfehler machen die Rechnung nicht ordnungsmäßig; alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, ein Link nach außen genügt nicht (Rn. 35, 35a). | BMF-Schreiben vom 15.10.2025 |
| Validierung ersetzt Prüfung nicht | Der Empfänger bleibt zur Überprüfung verpflichtet, darf sich aber auf das technische Ergebnis einer Validierung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. | BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a |
Für den Prozess in Odoo heißt das:
- Den Entwurf prüfen, nicht das Bild. Odoo erzeugt den Entwurf aus den XML-Daten. Ihre Buchhaltung prüft Lieferant, USt-IdNr, Leistungsbeschreibung, Steuersätze und Beträge im Entwurf; das angehängte PDF ist Lesehilfe, nicht Grundlage.
- Technisch validieren. Odoo erzeugt keinen KoSIT-Validierungsbericht. Richten Sie einen externen Prüfschritt mit dem KoSIT-Validator ein – als Stichprobe oder automatisiert je Eingang – und legen Sie den Bericht zur Rechnung. Er ist Ihr Nachweis nach Rn. 35a.
- Fehlerhafte Rechnungen zurückgeben. Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht „im Haus repariert“. Sie fordern beim Lieferanten eine Berichtigung an – als E-Rechnung mit spezifischer und eindeutiger Bezugnahme auf die Ursprungsrechnung, die dann rückwirkend wirkt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 57). Skontoabzüge erfordern keine Berichtigung; Änderungen des Leistungsumfangs schon (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a, 51b).
- Dauerrechnungen einordnen. Verträge können als Rechnung angesehen werden; bei einem Dauerschuldverhältnis genügt eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum mit dem Vertrag als Anhang. Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 44–46). Miete, Leasing und Wartungsverträge fallen häufig darunter; verlangen Sie hier keine monatliche XRechnung, die es nicht geben muss.
- Dokumentieren. Halten Sie Rückfragen und Antworten des Lieferanten als Aktivitäten oder Notizen am Beleg fest. So bleibt der Weg von der Rechnung zur Buchung bei einer Prüfung nachvollziehbar.
Vom Entwurf zur Zahlung
Der Entwurf im Einkaufsjournal ist der Anfang der Kette, nicht das Ende.
Bestellabgleich. Seit Odoo 19 gleicht das System aus XML oder OCR importierte Lieferantenrechnungen mit Bestellungen ab (Odoo 19 Release Notes). Im Einkauf legen Sie fest, ob Rechnungen gegen bestellte oder gegen erhaltene Mengen kontrolliert werden – der klassische Drei-Wege-Abgleich aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Abweichungen in Menge oder Preis werden am Beleg sichtbar und gehen als Klärungsfall an den Einkauf, nicht in die Buchung.
Freigabe. Vereinbaren Sie Zuständigkeiten für Prüfung, Freigabe und Buchung, etwa nach Betrag, Kostenstelle oder Projekt. Bis zur Buchung bleibt die Rechnung im Entwurf. Benennen Sie Stellvertretungen für Abwesenheiten.
Buchung. Mit dem Buchen wird der Beleg unveränderlich; die deutsche Lokalisierung l10n_de protokolliert Änderungen im Sinne der GoBD (Odoo-Dokumentation 19.0). Korrekturen erfolgen über Storno und Neubuchung, nicht durch Editieren.
Sonderfälle. Die Regeln gelten auch für Gutschriften im Gutschriftverfahren, für Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG sowie dann, wenn der Empfänger Kleinunternehmer oder Vermieter ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Wer Gutschriften an Lieferanten erteilt, ist selbst Aussteller einer E-Rechnung.
Zahlung. Gebuchte Rechnungen laufen in den Zahlungsvorschlag; Skontofristen sind am Beleg hinterlegt. Ein Skontoabzug verlangt keine Berichtigung der Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a). Die Übergabe an Ihre Steuerberatung erfolgt im DATEV-Format; die Wege dafür beschreibt der Ratgeber Odoo DATEV-Schnittstelle.
| Schritt | Zuständigkeit | Ergebnis |
|---|---|---|
| Eingang | Alias, Peppol, OCR | Entwurf im Einkaufsjournal |
| Prüfung | Buchhaltung | Datensatz geprüft, Validierungsbericht abgelegt |
| Abgleich | Einkauf | Bestellung, Wareneingang und Rechnung stimmen überein |
| Freigabe | Fachbereich oder Kostenstellenverantwortliche | Buchung |
| Zahlung | Buchhaltung | Zahlungslauf, Skonto genutzt |
| Übergabe | Buchhaltung | DATEV-Export an die Steuerberatung |
Archivierung: acht Jahre, unversehrt
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Für E-Rechnungen gilt darüber hinaus: Zumindest ihr strukturierter Teil ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Die Aufbewahrung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist für Zwecke der Umsatzsteuer allein kein Verstoß (Rn. 60) – für die Buchführung insgesamt gelten die GoBD aber weiterhin.
Was das in Odoo bedeutet:
- Originaldatei am Beleg. Bewahren Sie die empfangene XML-Datei beziehungsweise das PDF/A-3 mit eingebettetem XML unverändert als Anhang der gebuchten Rechnung auf. OCR-Ergebnisse oder neu erzeugte PDFs ersetzen diese Datei nicht.
- Archivierung außerhalb des Postfachs. Überführen Sie Rechnungen in die vorgesehene Ablage. So hängt ihre Verfügbarkeit nicht vom Fortbestand eines E-Mail-Kontos oder dem Aufräumen eines Postfachs ab.
- Änderungsschutz. Gebuchte Belege und ihre Anhänge sind gegen Löschen und Überschreiben zu sichern; die Lokalisierung liefert den Prüfpfad, die Berechtigungen liefern Sie.
- Lesbarkeit. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Der Rechnungsentwurf in Odoo ist die lesbare Darstellung; für die Prüfung durch Dritte halten Sie zusätzlich eine Visualisierung vor.
- Verfahrensdokumentation. Beschreiben Sie Eingangskanäle, Prüfschritte, Freigaben und Aufbewahrung. Diese Dokumentation macht den Ablauf für eine Betriebsprüfung nachvollziehbar.
Wo die Datenbank läuft, entscheidet über Backups und Zugriff; die Optionen vergleicht der Ratgeber Odoo Hosting Deutschland.
Kennzahlen, die Sie messen sollten
Sinnvolle Zielwerte hängen von Branche, Belegvolumen und Lieferantenstruktur ab. Erfassen Sie zunächst den Stand vor der Umstellung und vergleichen Sie danach monatlich diese Kennzahlen:
| Kennzahl | Welche Frage sie beantwortet | Woher in Odoo |
|---|---|---|
| Anteil strukturierter Eingangsrechnungen (XML, Peppol) an allen Eingangsrechnungen | Wie weit ist die Umstellung Ihrer Lieferanten? | Herkunft des Entwurfs: Alias mit XML, Peppol, OCR |
| Anteil automatisch abgeglichener Rechnungen | Wie viel Bestellabgleich läuft ohne manuelle Korrektur? | Rechnungen ohne Abweichungsvermerk zur Bestellung |
| Durchlaufzeit Eingang bis Buchung | Wo staut es sich: Prüfung, Abgleich oder Freigabe? | Datum des Entwurfs gegen Buchungsdatum |
| Durchlaufzeit Eingang bis Zahlung | Nutzen Sie Skontofristen? | Buchungsdatum gegen Zahlungsdatum |
| Anteil Rechnungen mit Validierungs- oder Inhaltsfehlern | Wie sauber liefern Ihre Lieferanten? | Validierungsberichte, Berichtigungsanfragen |
| Anzahl Berichtigungsanfragen je Lieferant | Mit wem sprechen Sie zuerst? | Aktivitäten am Beleg |
| OCR-Credits je Monat | Was kostet der Rest an Papier und PDF? | IAP-Verbrauch |
| Anteil sonstiger Rechnungen von verpflichteten Lieferanten ab 2027 | Wo liegt Ihr Vorsteuerrisiko? | Entwürfe aus OCR mit inländischem Lieferanten über der Umsatzgrenze |
Achten Sie besonders auf die erste und die letzte Kennzahl: Sie zeigen die Wirkung der Lieferanteninformation und den Anteil der Rechnungen, bei denen ab 2027 Risiken für den Vorsteuerabzug entstehen.
Nächster Schritt
Ruetech nutzt E-Rechnungen im eigenen Unternehmen und hat den Ablauf in Odoo für Kunden in Deutschland und im Ausland eingerichtet.
- Sie möchten wissen, wo Ihr Rechnungseingang steht: Readiness-Check ausfüllen – zwölf Fragen, Ergebnis sofort auf der Seite.
- Sie möchten Eingang, Prüfung und Archivierung mit uns einrichten: E-Rechnung-Beratung anfragen. Den Leistungsumfang beschreibt die Seite E-Rechnung mit Odoo.
- Sie möchten die drei Kanäle selbst ausprobieren: Odoo-Testdatenbank anlegen.
Den Gesamtüberblick über Fristen, Formate und Odoo-Versionen finden Sie im Leitfaden E-Rechnung mit Odoo und auf der Themenseite E-Rechnung.