Schnellfazit: Beide Formate sind zulässige E-Rechnungen nach EN 16931. XRechnung ist reines XML und für Bundesbehörden Pflicht; ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, das Menschen mitlesen können. Odoo erzeugt beides im Standard und stellt das Format je Kunde ein. Wählen Sie XRechnung für Behörden, Peppol und automatisierte Empfänger, ZUGFeRD für Kunden, bei denen jemand die Rechnung liest.
Die Formatwahl richtet sich vor allem nach dem Rechnungsempfänger und seinem Verarbeitungsablauf. Dieser Ratgeber vergleicht XRechnung und ZUGFeRD, erläutert die Umsetzung in Odoo 17 bis 20 und zeigt die Einstellung im Kundenstamm. Beide Formate können die rechtlichen Anforderungen erfüllen. Die Grundlagen und Fristen finden Sie im Leitfaden E-Rechnung mit Odoo.
Der Unterschied in einer Tabelle
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei, kein Bildteil | hybrid: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesbar ohne Software | nein | ja, das PDF-Bild |
| Führender Teil | XML | XML (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31) |
| Profile | keine; XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 | mehrere; MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung (Rn. 25 und 30), alle übrigen Profile ab Version 2.0.1 schon – z. B. EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG |
| Zulässig als E-Rechnung | ja (Rn. 25 und 30) | ja ab Version 2.0.1, ohne MINIMUM und BASIC-WL (Rn. 25 und 30) |
| Aktuelle Fassung | 3.0.2, Fassung vom 31.08.2026 | 2.5.2, gültig ab 01.09.2026, identisch mit Factur-X 1.09.2 |
| Pflicht gegenüber Bundesbehörden | ja (§ 4 Abs. 1 ERechV) | nein |
| Land Baden-Württemberg | ja | ja in den Profilen XRECHNUNG, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED |
| Erzeugung in Odoo | UBL-Syntax; Odoo 18–20 mit XRechnung-3.0-Kennung, Odoo 17 mit 2.2-Referenz | CII-Syntax; nur Profil EXTENDED, kein Profilwähler |
| Einstellung in Odoo | Kundenstamm → Reiter Buchhaltung → Format | Kundenstamm → Reiter Buchhaltung → Format; XML liegt ohnehin in jedem Rechnungs-PDF |
| Übertragung aus Odoo | Peppol (XRechnung CIUS) oder E-Mail | E-Mail als PDF-Anhang |
| Prüfung | KoSIT-Validator mit XRechnung-Konfiguration vom 31.08.2026 | XML gegen EN 16931 prüfen und PDF/A-3-Konformität der Hülle |
| Empfängerseite | Eingangssystem überführt das XML in eine Rechnungsmaske | PDF öffnen reicht zum Lesen; gebucht wird aus dem XML |
Zur Einordnung: XRechnung ist der Standard, den die deutsche Verwaltung für ihren Rechnungseingang festgelegt hat. ZUGFeRD kommt aus der Wirtschaft; die aktuelle Fassung 2.5.2 ist identisch mit dem französischen Factur-X 1.09.2 (FeRD, 04.08.2026). Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um, auf die § 14 Abs. 1 S. 6 UStG verweist. Die Norm kennt zwei Syntaxen, UBL und CII; Odoo erzeugt XRechnung in UBL und Factur-X in CII. Für den Empfänger ist die Syntax unerheblich – beide sind zulässig.
Auch die Pflege der Standards läuft getrennt. Die KoSIT hält XRechnung 3.0 bis mindestens 31.07.2027 in Kraft und hat im September 2026 eine Vorversion von XRechnung 4.0 veröffentlicht; die endgültige Fassung wird voraussichtlich im Frühjahr 2027 erwartet (xeinkauf.de). ZUGFeRD 2.5.2 gilt seit dem 1. September 2026 (FeRD). Wer beide Formate ausstellt, verfolgt also zwei Versionskalender – ein Argument dafür, die Wahl je Kunde bewusst zu treffen und nicht beide Formate an denselben Empfänger zu schicken.
Die Entscheidung in fünf Fragen
- Ist der Empfänger eine Bundesbehörde? Dann XRechnung – ohne Alternative (§ 4 Abs. 1 ERechV), mit Leitweg-ID in BT-10.
- Ist der Empfänger eine Landes- oder Kommunalbehörde? Prüfen Sie die Vorgabe des Landes. Baden-Württemberg nimmt XRechnung und ZUGFeRD in den Profilen XRECHNUNG, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED an (service-bw.de). Im Zweifel XRechnung.
- Versenden Sie über Peppol? Dann XRechnung: Über Peppol sendet Odoo BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS und NLCIUS (Odoo-Dokumentation 19.0), kein ZUGFeRD.
- Liest beim Kunden ein Mensch die Rechnung, bevor sie gebucht wird? Dann ZUGFeRD: Das PDF-Bild hält den Freigabeablauf intakt, das XML wird trotzdem maschinell verarbeitet.
- Hat der Kunde ein automatisiertes Eingangssystem und keine Vorgabe? Dann XRechnung: kein Bildteil, keine PDF/A-3-Hülle, die fehlerhaft sein könnte.
Halten Sie die Antworten je Kunde fest. Das daraus gewählte Format hinterlegen Sie anschließend im Odoo-Kundenstamm.
Wann XRechnung
Behörden. Rechnungen an Bundesbehörden müssen als XRechnung „in der jeweils aktuellen Fassung“ gestellt werden (§ 4 Abs. 1 ERechV), mit der Leitweg-ID des Empfängers im Feld BT-10 (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV). Die Länder regeln ihren Eingang eigenständig; Baden-Württemberg nimmt XRechnung ebenso an wie ZUGFeRD in drei Profilen. Für Behördenkunden ist XRechnung die sichere Wahl: Der Bund verlangt sie, das Land nimmt sie an, und ein Bildteil, der vom Datensatz abweichen könnte, entfällt.
Peppol. Über das Peppol-Netz sendet Odoo laut Dokumentation 19.0 die Formate BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS und NLCIUS – ZUGFeRD steht nicht in dieser Liste. Wer den Versand über Peppol statt E-Mail wählt (die DATEV nennt E-Mail-Versand „anfällig“), nutzt für deutsche Empfänger also XRechnung. Wie Sie sich registrieren, steht im Ratgeber Peppol in Odoo registrieren.
Automatisierte Empfänger. Verarbeitet das Eingangssystem die Rechnung vollständig maschinell, wird keine zusätzliche Bildansicht benötigt. Reines XML vermeidet mögliche Unterschiede zwischen dieser Ansicht und dem Datensatz.
Fehlerklassen. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet Formatfehler (Rn. 6a), Geschäftsregelfehler (Rn. 6b) und Inhaltsfehler (Rn. 35a). Bei XRechnung prüft der KoSIT-Validator Format und Geschäftsregeln; den Bericht bewahren Sie zum Nachweis auf (Rn. 35a).
Wann ZUGFeRD
Prüfung durch Mitarbeitende. ZUGFeRD eignet sich für Abläufe, in denen eine Person die Rechnung prüft und freigibt. Das PDF bleibt lesbar, während das eingebettete XML für die maschinelle Verarbeitung zur Verfügung steht.
Bestandskunden. Bei bisherigem PDF-Versand per E-Mail lässt sich der Übertragungsweg mit ZUGFeRD beibehalten. Der Empfänger kann die Rechnung lesen und zugleich die eingebetteten XML-Daten verarbeiten.
Frankreich. Frankreich lässt für seine E-Rechnungspflicht – Empfang für alle Unternehmen seit dem 1. September 2026 – die Formate UBL, CII und hybride Formate zu (impots.gouv.fr). Factur-X ist das hybride Format und technisch identisch mit ZUGFeRD. Wer deutsche und französische Kunden aus einer Odoo-Datenbank bedient, nutzt für beide dieselbe Technik.
Vorbehalt. Der Bildteil ist Komfort, nicht Rechtsgrundlage. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML (Rn. 31), und die Buchhaltung darf sich nicht auf das Bild verlassen (IHK Lüneburg-Wolfsburg). Und die PDF/A-3-Hülle muss stimmen: Der Verband elektronische Rechnung fand am 20.01.2026 rund 18 % fehlerhafte ZUGFeRD-Rechnungen im E-Mail-Verkehr, vor allem wegen „nicht regelkonformer Nutzung des vorgeschriebenen PDF/A-3-Standards“ – eine Fehlerklasse, die es bei XRechnung nicht gibt.
So stellen Sie das Format in Odoo je Kunde ein
Sie legen das Format in Odoo für jeden Kunden einzeln fest. XRechnung und ZUGFeRD können daher in derselben Datenbank parallel genutzt werden.
- Kundenstamm öffnen. Wechseln Sie beim Kunden auf den Reiter Buchhaltung und wählen Sie im Feld Format das E-Rechnungsformat (Odoo-Dokumentation 17.0): XRechnung (UBL) oder Factur-X (CII).
- Standard kennen. Auch ohne Auswahl enthält laut Dokumentation 17.0 „jedes von Odoo erzeugte PDF eine integrierte Factur-X-XML-Datei“. Ein Kunde ohne Formatwahl erhält also bereits eine ZUGFeRD-fähige Datei im Profil EXTENDED.
- Behördenkunden ergänzen. Hinterlegen Sie die Leitweg-ID. In Odoo 20 wird sie automatisch in BT-10 übernommen, wenn als Adressierungsschema 0204 gewählt ist. In Odoo 17 bis 19 bleibt BT-10 leer und wird als „N/A“ ausgegeben; eine leere Buyer reference ist ein Geschäftsregelfehler (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6b), den Sie vor dem Versand an Behörden schließen müssen.
- Testrechnung prüfen. Erzeugen Sie je Format eine Testrechnung. XRechnung prüfen Sie mit dem KoSIT-Validator und der Konfiguration vom 31.08.2026; bei Factur-X prüfen Sie das XML gegen EN 16931 und die PDF-Hülle auf PDF/A-3. Bewahren Sie die Berichte auf.
- Versandweg festlegen. XRechnung geht per Peppol oder E-Mail, ZUGFeRD per E-Mail. Zulässig sind laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 36) auch Schnittstelle, gemeinsamer Speicherort oder Download-Portal.
Wer mit Odoo 17 arbeitet, prüft XRechnung-Dateien besonders sorgfältig: Der Quellcode dieser Version verweist noch auf das XRechnung-Schematron 2.2.0, während Odoo 18 bis 20 die Kennung für XRechnung 3.0 tragen.
Typische Fehler
Defekte PDF/A-3-Hülle. Die mit Abstand häufigste Fehlerursache bei ZUGFeRD (VeR, 20.01.2026). Prüfen Sie die Hülle mit einem Validator, nicht nur das XML. Fehlerhafte Dateien gelten als Formatfehler und damit als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a) – mit Folgen für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden.
Profile MINIMUM und BASIC-WL. Sie gelten nicht als E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 25 und 30). Odoo erzeugt sie nicht – achten Sie aber auf Eingangsrechnungen von Lieferanten, die andere Software nutzen.
Nur das Bild prüfen. Weichen sichtbares PDF und Datensatz voneinander ab, darf sich die Buchhaltung nicht allein auf den Bildteil verlassen (IHK Lüneburg-Wolfsburg). Buchen Sie aus dem importierten XML.
Leere BT-10 an Behörden. Bis Odoo 19 steht dort „N/A“. Für B2B ist das unerheblich – hier wird laut BMF-FAQ keine Leitweg-ID benötigt und eine fehlende BT-10 ist umsatzsteuerlich unbeachtlich (Rn. 35a). Für Behörden ist die Leitweg-ID Pflicht.
XRechnung aus Odoo 17 ungeprüft versenden. Die ältere Schematron-Referenz kann zu Abweichungen von der aktuellen Konfiguration führen. Validieren Sie vor dem Go-Live.
Die Empfängerseite: was Ihre Buchhaltung annehmen darf
Die Formatfrage stellt sich auch umgekehrt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 hängt Ihr eigener Vorsteuerabzug am Format der Eingangsrechnung: Eine sonstige Rechnung, wo eine E-Rechnung Pflicht war, berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 56). Ihre Buchhaltung muss also erkennen, was sie bekommt.
- XRechnung von Lieferanten: Die XML-Datei kommt per E-Mail oder Peppol. Odoo wandelt sie beim Import in eine Lieferantenrechnung im Entwurf um; OCR-Credits werden nicht verbraucht (Odoo-Dokumentation 19.0).
- ZUGFeRD von Lieferanten: Das PDF enthält das XML. Buchen Sie aus dem XML, nicht aus dem Bild (Rn. 31). Erhalten Sie ein ZUGFeRD-PDF im Profil MINIMUM oder BASIC-WL, ist das keine E-Rechnung (Rn. 25 und 30) – fordern Sie ab 2027 eine normkonforme Datei an, sobald der Lieferant ausstellungspflichtig ist.
- PDF ohne XML: Eine sonstige Rechnung (Rn. 7). Bis Ende 2026 ist sie mit Ihrer Zustimmung zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG), ab 2027 nur noch von Lieferanten unterhalb der Umsatzgrenze oder in den Ausnahmefällen, etwa bei Kleinbeträgen bis 250 €.
- Prüfpflicht: Die technische Validierung ersetzt „nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a). Auf das technische Ergebnis dürfen Sie sich verlassen; bewahren Sie den Bericht auf.
Vertrauensschutz besteht, wenn Sie davon ausgehen durften, dass Ihr Lieferant eine Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG nutzt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 59). Ein Vermerk im Lieferantenstamm, wer bereits E-Rechnungen stellt, erspart Rückfragen.
Beides parallel
Im Betrieb können unterschiedliche Formate nebeneinander stehen: etwa XRechnung per Peppol für Behörden, ZUGFeRD per E-Mail für Unternehmenskunden und Factur-X für französische Kunden. Odoo verwendet die im jeweiligen Kundenstamm gewählte Einstellung.
Im Eingang gilt dasselbe: Ein E-Mail-Alias nimmt PDF- und XML-Dateien an und legt sie als Lieferantenrechnung im Entwurf an; XML benötigt dabei keine OCR-Credits, Peppol-Eingänge landen automatisch im Einkaufsjournal (Odoo-Dokumentation 19.0). Wie Sie diesen Weg einrichten, steht im Ratgeber Rechnungseingang automatisieren.
Für die Archivierung ist das Format ebenfalls zweitrangig: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und zumindest der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Bei ZUGFeRD heißt das: die vollständige PDF/A-3-Datei mit ihrem XML, nicht ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF.
Nächster Schritt
Prüfen Sie die Formatwahl mit Testrechnungen in einer Odoo-Testdatenbank. Sie können diese bei odoo.com kostenlos anlegen und Ruetech als Partner hinterlegen. Für eine begleitete Einführung bis zum 1. Januar 2027 mit Abnahme der einzelnen Schritte beginnen Sie mit dem Readiness-Check oder einer Beratung.
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