Peppol in Odoo registrieren (Deutschland): Schritt für Schritt

Schnellfazit: Odoo ist zertifizierter Peppol Access Point und SMP; die Registrierung ist kostenlos und in der Community-Edition möglich. Sie benötigen Ihre USt-IdNr, eine Odoo-Datenbank und die Gewissheit, dass Ihre Kennung nicht bei einem anderen Access Point registriert ist. Danach versenden Sie XRechnung und BIS Billing 3.0 und empfangen Eingangsrechnungen mehrmals täglich als Entwurf im Einkaufsjournal.

Warum Peppol – und warum nicht nur E-Mail

Peppol überträgt strukturierte Geschäftsdokumente zwischen registrierten Teilnehmern. Der Zugang erfolgt jeweils über einen Access Point. Ein Service Metadata Publisher (SMP) verzeichnet, welche Dokumentarten ein Empfänger unterstützt. Für den Versand genügt dessen Kennung; die Zustellung übernimmt das Netzwerk.

Für die E-Rechnung in Deutschland ist Peppol keine Pflicht. Das BMF nennt als zulässige Übermittlungswege E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, einen gemeinsamen Speicherort und ein Download-Portal (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 36). Um die seit dem 1. Januar 2025 geltende Empfangspflicht zu erfüllen, reicht ein E-Mail-Postfach (Rn. 40).

Warum dann Peppol? Drei Gründe, die im Betrieb zählen:

• Zustellung ohne Medienbruch. Die XML-Datei kommt direkt in Ihrem System an – nicht in einem Postfach, aus dem sie jemand herauskopieren muss. DATEV bewertet den Versand von E-Rechnungen per E-Mail in seinem Leitfaden (Stand 03/2026) als „anfällig“.
• Nachvollziehbarkeit. Absender und Empfänger sind über registrierte Kennungen identifiziert; die Zustellung ist protokolliert.
• Anschluss an das B2G-Geschäft. Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes und des Landes Baden-Württemberg nehmen XRechnungen über Peppol an (dazu unten mehr).

Eine Bitkom-Erhebung vom 3. Dezember 2024 zeigt den damaligen Stand: 45 Prozent der deutschen Unternehmen konnten E-Rechnungen empfangen, 5 Prozent nutzten XRechnung.

Voraussetzungen

OpenPeppol führt Odoo SA als zertifizierten Access Point und SMP. Die Registrierung erfolgt direkt in Odoo, ohne zusätzlichen Anbieter. Diese Anleitung folgt der Dokumentation für Odoo 19; in älteren Versionen können die Menüs abweichen.

Demo-Modus oder Livebetrieb?

Im Demo-Modus erhalten Sie eine „Odoo Demo ID“. Damit können Sie Kundenkennungen hinterlegen, Rechnungen senden und den Status verfolgen, ohne am produktiven Netzwerk teilzunehmen. Nutzen Sie diesen Modus für Tests und Schulungen.

Mit dem Wechsel in den Livebetrieb wird Ihre USt-IdNr im Peppol-Netz registriert. Andere Teilnehmer können Sie dann erreichen, und Lieferanten können Rechnungen zustellen. Bereiten Sie deshalb zuerst die Produktivdatenbank und das Einkaufsjournal für den Empfang vor.

Registrierung in Odoo: Schritt für Schritt

1. Stammdaten des Unternehmens prüfen. Firmenname, Anschrift, Land und USt-IdNr müssen im Unternehmensdatensatz vollständig und korrekt sein. Diese Angaben gehen mit der Registrierung ins Netzwerk.

2. Frühere Registrierung ausschließen. Klären Sie, ob Ihre USt-IdNr bereits bei einem anderen Access Point registriert ist – etwa über eine frühere Rechnungssoftware, einen Dienstleister für Behördenrechnungen oder eine Testregistrierung aus einem alten Projekt. Ist das der Fall, beenden Sie diese Registrierung zuerst (nächster Abschnitt).

3. Demo-Modus aktivieren und Ablauf testen. Aktivieren Sie in den Einstellungen der Buchhaltung den elektronischen Rechnungsversand über Peppol im Demo-Modus. Legen Sie einen Testkunden mit Kennung an, senden Sie eine Rechnung und sehen Sie sich an, wo Odoo den Status anzeigt.

4. Live-Registrierung durchführen. Wechseln Sie vom Demo-Modus in den Livebetrieb und registrieren Sie das Unternehmen mit seiner USt-IdNr. Odoo tritt dabei als Access Point und als SMP auf. Halten Sie fest, wer im Haus die Registrierung verantwortet.

5. Kunden für Peppol vorbereiten. Hinterlegen Sie beim Kunden die Peppol-Kennung und das Rechnungsformat; das Format wird je Kunde im Reiter Buchhaltung gesetzt (Odoo-Dokumentation 17.0). Für deutsche Geschäftskunden und Behörden wählen Sie XRechnung CIUS, für Empfänger in anderen Peppol-Ländern BIS Billing 3.0, für die Niederlande NLCIUS.

6. Test-Sendung und Validierung. Senden Sie eine erste Rechnung an einen Empfänger, der Peppol nachweislich empfängt – ein Kunde, der es Ihnen bestätigt hat, oder eine eigene zweite Gesellschaft. Verfolgen Sie den Zustellstatus an der Rechnung. Prüfen Sie die erzeugte XML zusätzlich mit dem KoSIT-Validator (Version 1.6.3 mit der XRechnung-Konfiguration vom 31.08.2026), denn Odoo bringt keinen eigenen Prüfbericht mit. Bewahren Sie den Validierungsbericht auf (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a).

7. Empfang einrichten. Legen Sie das Einkaufsjournal fest, in dem eingehende Peppol-Dokumente als Entwurf landen. Odoo ruft neue Dokumente mehrmals täglich ab. Bestimmen Sie, wer die Entwürfe prüft und freigibt.

8. B2G-Kunden ergänzen. Für Behörden hinterlegen Sie die Leitweg-ID des Auftraggebers; sie gehört in das Feld BT-10 der XRechnung. Odoo 20 übernimmt die Leitweg-ID aus dem Kontakt in BT-10, wenn das Adressierungsschema 0204 gesetzt ist. In den Versionen 17 bis 19 füllt Odoo BT-10 ohne Angabe mit „N/A“; prüfen Sie dort vor dem Versand, dass die Leitweg-ID im strukturierten Teil ankommt.

Abmeldung bei einem früheren Access Point

Vor der Registrierung in Odoo muss eine bestehende Registrierung bei einem anderen Access Point beendet sein (Odoo-Dokumentation 19.0). Prüfen Sie diesen Punkt frühzeitig, auch wenn der bisherige Zugang seit längerem nicht mehr genutzt wird.

Typische Fälle:

• Eine frühere Rechnungssoftware hatte einen eigenen Peppol-Zugang und hat die USt-IdNr im Rahmen der Einrichtung registriert.
• Ein Dienstleister hat Behördenrechnungen über Peppol eingereicht und dafür die Kennung des Unternehmens verwendet.
• Eine Testregistrierung aus einem früheren Projekt wurde nie beendet.

Lassen Sie vom bisherigen Anbieter schriftlich prüfen, ob Ihre USt-IdNr registriert ist, und fordern Sie bei Bedarf die Bestätigung der Abmeldung an. Dafür sollten vor dem Go-Live einige Werktage eingeplant sein.

Was Sie nach der Test-Sendung prüfen

Eine zugestellte Rechnung ist noch keine ordnungsmäßige Rechnung. Prüfen Sie drei Ebenen:

Die Validierung ersetzt nicht die Prüfung der Rechnung durch den Empfänger; auf das technische Ergebnis darf er sich aber verlassen, und zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren (Rn. 35a).

Empfang über Peppol

Sobald Ihre Kennung live ist, können Lieferanten Ihnen Rechnungen über Peppol zustellen. Odoo prüft mehrmals täglich auf neue Dokumente und importiert sie automatisch als Entwurf in das Einkaufsjournal (Odoo-Dokumentation 19.0). Ihre Buchhaltung prüft den Entwurf, gleicht ihn mit der Bestellung ab und bucht. XML-Dateien benötigen dabei keine OCR-Credits.

Peppol ersetzt das E-Mail-Postfach nicht. Lieferanten ohne Peppol-Anbindung senden weiterhin per E-Mail; ein E-Mail-Alias in Odoo wandelt angehängte PDF- und XML-Dateien ebenfalls in Entwürfe um. Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22) – auch dafür braucht es einen Weg ins System. Wie Sie alle drei Kanäle zu einem Prozess zusammenführen, beschreibt der Ratgeber Rechnungseingang automatisieren mit Odoo.

Formate: BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS, NLCIUS

ZUGFeRD – ein PDF mit eingebettetem XML – gehört nicht zu diesen Sendeformaten; es geht in Odoo als Anhang per E-Mail. Wann XRechnung und wann ZUGFeRD die richtige Wahl ist, klärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD? Entscheidungshilfe für Odoo.

Grenzen und offene Punkte

Damit Sie nicht im Projekt darauf stoßen:

• Eine Registrierung je USt-IdNr. Die Registrierung ist an die Kennung gebunden. Prüfen Sie vorab, ob Ihre USt-IdNr bereits bei einem anderen Access Point registriert ist, und planen Sie bei Unternehmensgruppen jede Gesellschaft einzeln.
• Gebühren. Die Odoo-Dokumentation nennt keine Gebühren je Dokument und keine Volumengrenzen. Klären Sie die Konditionen vor dem Livebetrieb.
• Kein eigener Prüfbericht. Odoo erzeugt keinen KoSIT-Validierungsbericht; validieren Sie extern und legen Sie den Bericht ab.
• Leitweg-ID je Version. Die automatische Übernahme in BT-10 ist in Odoo 20 verifiziert; in den Versionen 17 bis 19 prüfen Sie die Befüllung vor jedem Behördenversand.

Peppol und B2G: Leitweg-ID, OZG-RE und der ZRE Baden-Württemberg

Zwischen Unternehmen (B2B) wird für die E-Rechnung laut BMF-FAQ (Stand 23.03.2026) grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Anders bei Rechnungen an Behörden:

Drei Punkte, die in der Praxis für Verwirrung sorgen:

• Die Leitweg-ID ist eine Kennung des Empfängers. Sie besteht aus Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer (Beispiel: 991-1234512345-06) und gehört in das Feld BT-10 der XRechnung. Rechnungssteller benötigen keine eigene Leitweg-ID; Sie erhalten sie vom Auftraggeber.
• Die Abkürzung „ZRE“ bezeichnet heute die Landesplattform Baden-Württembergs. Die gleichnamige Plattform des Bundes gibt es nicht mehr; dort heißt der Weg OZG-RE.
• Die Länder regeln die E-Rechnung an ihre Verwaltungen selbst; wer in mehrere Bundesländer liefert, prüft die Regel je Land.

In Odoo hinterlegen Sie dafür die Leitweg-ID am Behördenkontakt und wählen XRechnung als Format. Der Versand erfolgt über Peppol oder einen der von der Plattform angebotenen Kanäle.

Nächster Schritt

Ruetech verwendet E-Rechnungen für die eigene Rechnungsstellung und hat Odoo dafür bei Kunden in Deutschland und im Ausland eingerichtet.

• Sie möchten den Ablauf selbst sehen: Odoo-Testdatenbank anlegen und den Demo-Modus durchspielen.
• Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen steht: Readiness-Check ausfüllen – zwölf Fragen, Ergebnis sofort auf der Seite.
• Sie möchten die Einführung mit uns planen: E-Rechnung-Beratung anfragen. Was die Einführung umfasst, steht unter E-Rechnung mit Odoo.

Den Gesamtüberblick über Fristen, Formate und Odoo-Versionen finden Sie im Leitfaden E-Rechnung mit Odoo und auf der Themenseite E-Rechnung.